Tri automatique
Chaque message classé : demande client, facture, fournisseur, à traiter, à ignorer.
E-MAILS · GMAIL · OUTLOOK
Vos e-mails triés, résumés et préparés par l’IA.
La boîte de réception est souvent le premier poste de temps perdu. Automatisez le tri, les résumés et les brouillons de réponse, et gardez la décision d’envoyer.
Réponses préparées
Des brouillons de réponse rédigés à partir de vos modèles et de vos informations.
Rien d’envoyé sans vous
Les brouillons attendent votre validation ; aucun envoi automatique non prévu.
AUTOMATISATION DES E-MAILS
Pourquoi automatiser ses e-mails
Lire, trier, répondre, transférer, classer les pièces jointes : la messagerie mobilise chaque jour du temps qui ne crée pas de valeur directe. Une grande partie des messages suit pourtant les mêmes schémas, et c’est ce qui les rend automatisables. L’objectif est simple : que vous ne lisiez en détail que ce qui demande vraiment votre attention.
Ce que nous mettons en place
- Le tri automatique des mails : chaque message entrant est classé selon vos catégories (demande client, devis, facture, fournisseur, administratif, prospection reçue) et étiqueté dans votre messagerie.
- Les résumés : les longs fils de discussion sont résumés avec les actions à mener et les dates importantes.
- Les réponses préparées par l’IA : pour les demandes fréquentes, un brouillon de réponse est rédigé à partir de vos modèles, de vos tarifs et de vos disponibilités. Il reste dans vos brouillons jusqu’à votre validation.
- Le traitement des pièces jointes : factures et bons de commande enregistrés dans le bon dossier, données utiles extraites dans un tableau.
- Les relances : un rappel quand un message important reste sans réponse.
Tri automatique des mails dans Gmail
Avec Gmail, le tri s’appuie sur des libellés appliqués automatiquement et peut être enrichi par l’IA pour comprendre le contenu du message, au-delà des simples filtres sur l’expéditeur ou l’objet. Les brouillons de réponse sont déposés directement dans Gmail.
Tri automatique des mails dans Outlook
Avec Outlook et Microsoft 365, le même principe repose sur les dossiers et catégories de la messagerie. Les règles natives d’Outlook traitent les cas simples ; l’IA prend le relais quand il faut comprendre la demande pour la classer ou préparer une réponse.
Un exemple de workflow
- Un e-mail arrive dans la boîte de contact.
- L’IA identifie s’il s’agit d’une demande de devis, d’une question sur une commande ou d’un message sans suite.
- Pour une demande de devis, les informations utiles sont extraites et ajoutées à votre tableau de suivi.
- Un brouillon de réponse est préparé avec les éléments manquants à demander au client.
- Vous relisez, ajustez si besoin et envoyez.
Ce cas est disponible dans le simulateur de temps pour estimer le temps en jeu dans votre équipe.
Confidentialité
Les accès à la messagerie sont limités au strict nécessaire et définis avec vous. Les données traitées, les outils utilisés et leur hébergement sont précisés dans la proposition, dans le respect du RGPD.
Les tarifs de départ
- Diagnostic et plan d’action : offert.
- Workflow d’automatisation sur mesure : à partir de 1 500 € HT, selon les étapes, les outils et les tests à prévoir.
- Formation de deux jours : 4 000 € HT pour 1 à 4 stagiaires, ou un module d’un jour à 2 500 € HT.
- Assistance et maintenance : à partir de 50 € HT par mois ; évolutions sur devis.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Automatiser ses e-mails, en pratique.
L’IA peut-elle répondre automatiquement à mes e-mails ?
Elle peut préparer les réponses. Par défaut, les brouillons attendent votre validation ; un envoi automatique n’est mis en place que pour des cas simples que vous avez choisis.
Fonctionne-t-il avec Gmail et Outlook ?
Oui. Le tri automatique et les brouillons de réponse peuvent être mis en place sur Gmail (Google Workspace) comme sur Outlook (Microsoft 365).
Quelle différence avec les filtres de ma messagerie ?
Les filtres trient selon l’expéditeur ou des mots précis. L’IA comprend le contenu du message, ce qui permet de classer une demande même quand elle est formulée différemment.
Mes e-mails restent-ils confidentiels ?
Les accès sont limités au nécessaire et définis avec vous. Les outils, les données traitées et leur hébergement sont précisés avant tout déploiement.
Combien coûte l’automatisation des e-mails ?
Le diagnostic est offert. Un workflow sur mesure commence à 1 500 € HT, selon le nombre de catégories, les outils reliés et les réponses à préparer.
LE PREMIER PAS EST SIMPLE
Votre boîte mail vous prend combien de temps ?
Décrivez les messages qui reviennent le plus : nous identifions ce qui peut être trié et préparé automatiquement.